小企业的AI化从何入手？
AI其实并非一定要高大上的情景下使用，对企业来讲，解决一个顽症，可能效益更高。
本文标题，是我的一个朋友来访时，问我的问题。当时，我思考了一阵子。
AI是一个革命性的工具，涉及的领域相当广泛。生成式AI三年前推向市场后，AI的迭代速度非常快，经过推理和代理，已经渗透到个人生活、工作和企业应用多个层面。
但是，我的这个朋友代表的很多小企业，却似乎无从入手。
我告诉他，就从办公系统入手吧。
我先分享了一个发生在我们公司的故事给他听。
有一次，有个顾客预约了一次到访，他的预约是在三个星期前所做的。我的同事将这次预约写入了我的行事历，包括日期、时间地点，以及到访事项。
三个星期后，顾客一早来到我们的展示厅，但是我们却没有人。顾客打电话给我们，才惊觉有人到访。当我们的人飞速赶到时，顾客已经等了半小时。
这是一起严重的失约顾客的事件。我跟顾客道歉/我的同事跟我道歉，说他应该一大早就检视当天的行事历的。我说，事情确实很糟糕，但是我们必须在三个小时内找到解决方案，确保未来不会发生同类事件。
我陷入思考。行事历记录的事情，如果当天没有去检视，就会遗漏。能不能将检视这个行为由机器来进行，然后用各种方式推送给我或者相关人员。
我一查，完全可以。
我们公司使用的Google Workspace系统，已经深度绑定了Google的人工智能工具Gemini，可以轻松做到这一点。
做法很简单，你做好适当的设置后，每天早上，Gemini就会检视你的行事历，甚至检视你的电邮，然后在早上5点，准备好一份当日事项清单，并通过电邮发送给你。这样一来，早上我起床后打开手机，这封电邮已经显示在你的手机屏幕上，告诉你今天的待办事项以及各种约会。
此外，Gemini本身也会有一个通知，在手机上显示给你，告诉你今天的待办事项，甚至还会预告第二天的事项。
这样一来，我们只需输入行事历各种约会、待办事项，而无须每天打开行事历的应用，每天去看有什么事待办。AI会给你准备好推送给你。
这是一件很小的事，比起AI推理和自动编程来说，小到不能再小。但是，这样的小事，却给公司带来革命性的改变。我的行事历，我和我的团队和助理，共同管理，无论是客户到访和每月需要例常处理的事，都能有条不紊地进行。尤其是，当你填入预约时，系统还会侦测是否和其他预约有冲突，并提醒你做必要的调整。
现在，每天早上，我打开手机，那里躺着一个通知，告诉你今天的预约情况。我可以决定，早餐是不是去吃丰盛一些的，顺便在咖啡馆办公。我毫不担心会再失约。
我好奇查了一下，这个功能其实Google办公系统之前是没有的，是在Gemini最近演进到办公系统后才推出的。
我将我们公司的案例告诉我的朋友，说这个小事就是AI给你最好的礼物，作为老板，你不再依赖你的助理每天提醒你，因为你有了一个更好的AI助理。而你原先的助理，可以为你处理更重要的事。
一周后，我的这位朋友发简讯给我，说：“太神奇了！”
这个案例告诉我们，善用AI工具，未必一定要高大上，装“龙虾”。把现有的工具，和你的工作密切结合起来，彻底改变你的工作方式甚至用人方式，就是最好的AI。
实际上，在Google Workspace里面，还有很多的好工具。
例如Meet视讯会议，已经可以在你的屏幕字母上，翻译对方的语言。例如，不久前我和德国企业举行会议，他讲徳文，我的字幕上已经实时翻译成中文了。更高级一点的版本，可以语音实时翻译了。这种突破语言藩篱的工具，可以让企业的触角变得更广。
最近，我要求我们公司全体员工，将自己的电脑的首页全部切换成Google Tasks。为什么，就是让每个员工一眼就看到自己的未完成的任务。
和上文提及的行事历一样，公司很多任务布置下去后，常常会被遗忘。事情一多，更容易被遗忘。有些涉及外部企业，如客户、供应商，忘记处理会给公司带来很大的危机。
Google任务，就是一个解决这件头痛事情的利器。我们每天接到要处理的事情有很多。当我们专注一件事情的时候，会有其他事情跳进来，你无暇顾及，可能就会造成灾难。最好的方式，立即让这件事变成“任务”，你可以专注现在的事，而这项“任务”可以稍后处理，前提是这项“任务”不会被忘记和遗漏。
现代人，沟通方式多元。例如我们公司内部就会通过电邮、Google Chat进行沟通。这里产生各种任务，例如上级的交代，下述的请示，等等。其实可以将聊天或者电邮，一键形成“任务”，当你每天打开电脑时，任务就显示在你眼帘，提醒你必须完成。
此外，在Google Chat的聊天群（Space）中，企业主管还可以分派任务给其他员工，设定完成的目标日期。这位收到指派的员工，就会在自己的“任务”页面上，了解自己应完成任务的情况。
我自己的体会是，无论是行事历和任务，你用再好的工具记录，很容易被忘记和遗漏。哪怕是暂时的遗漏，都会给公司带来灾难性的后果。这是公司绝对不能轻忽的事情。在AI之前，你可以指定一名助理，来人工检视这些事情。现在AI时代，机器已经可以为你做了。
可以让Gemini为你把你的“任务”做成行事历，每天早上提醒你。这等于为你做了双保险的安排。
此外，你还可以利用Gemini管理你的文档。我发现，Gemini已经和之前的Google的文档搜索不可同日而语了。你只要向Gemini发出提示词，很容易找到你的文档，哪怕是杂乱无章的文档。
大家可能会记得，无论在你的硬盘上，还是在你的在线网盘中，都会设置很多的文件夹。这是把你的文档归类，便于查找。但是，很多文档可能是跨文件夹的，甚至只是随手一记。这种情况，即使是搜索大佬Google，都很难为你搜出来。
现在的Gemini，可以为你轻松搞定，甚至一个图档，都可以找出来你要的东西。
让我再使用“革命性”这个字眼，这确实对文档管理带来革命性的改变。甚至可以这么说，你可以随时将你的哪怕非结构性的文档，由AI来进行重新的结构化。甚至是不同功能的结构化。
我这么讲，可能你觉得有些拗口。但是，你直接在Gemini中，问他任何GDrive中的问题，你就会明白我在讲什么了。
Gemini有很多功能，尤其是多模态的处理，是大家的明星用法。但是，我觉得中小企业首先应该将其和你的办公流程紧密结合，成为企业立即的劳动生产率的提升，甚至做到人工难以做到的事，让企业立即得到升华，是AI的最重要的用法。
如果你将我上面举的三个不起眼的例子，用起来，你的企业就会立即变得不同。
实际上，上述的工作痛点，并不是小老板和小企业独有的。
据报道，前瞻性记忆（Prospective Memory，记住未来要做的事）失败占日常记忆问题的50%以上（最高可达80%）。这正是“忘记开会、错过截止日期、漏掉跟进任务”的核心原因。
世界上96%的员工曾经错过会议。这往往源于日程碎片化、提醒不足或认知过载。另外，只有约52%的项目能按原定时间线完成，近70%的项目在及时交付、预算或范围上未能达标（PMI《职业脉搏》报告数据）。
数据还显示，全球每周计划任务的平均完成率仅50-57%
微软《Work Trend Index 2025年》的一份报告显示，员工在核心工作时间内每2分钟就被打断一次（每天约275次），来自会议、邮件或聊天；48%的员工和52%的领导者表示工作“混乱且碎片化”；1/3的员工觉得过去5年的工作节奏已让自己“跟不上”。
这些数据显示，遗忘工作是全球的痛点，无论企业大小。毫无疑问，任何企业乃至个人，都必须利用AI来解决这个痛点。其带来的效益，可能要比其他的AI的功能大得多！
尾声
写完这篇时，我让Gemini为我做了一个每日电邮简报，让Gemini每天早上10点，为我发一份过去24小时收到的电邮简报，我扫一眼就能知道有没有忘记处理的电邮。
你也试试吧！